در واقع عبارت «مدیریت زمان» یک اصطلاح غلطانداز است. شما نمیتوانید زمان را مدیریت کنید؛ فقط میتوانید «رویدادها و فعالیتهای زندگیتان را نسبت به زمان» مدیریت کنید. همه ما روزانه دقیقاً ۲۴ ساعت، ۱٬۴۴۰ دقیقه یا ۸۶٬۴۰۰ ثانیه داریم. اینکه چطور از این زمان استفاده میکنید به مهارتهایی بستگی دارد که از طریق خودشناسی، برنامهریزی، ارزیابی و خودکنترلی بهدست میآیند.
زمان مثل پول است: هم باارزش است و هم محدود. باید از آن محافظت کرد، عاقلانه خرجش کرد و بودجهبندیاش کرد.
کسانی که تکنیکهای خوب مدیریت زمان را بهکار میبرند معمولاً:
بهرهورترند
انرژی بیشتری برای کارهای مهم دارند
استرس کمتری حس میکنند
وقت آزاد بیشتری برای کارهای دلخواهشان دارند
کارهای بیشتری انجام میدهند
روابط بهتری با دیگران برقرار میکنند
احساس بهتری نسبت به خودشان دارند
ناتوانی در گفتن «نه» — مهمترین مشکل! گفتن «نه» یک مهارت آموختنی است. خیلیها از گفتن «نه» میترسند، در نتیجه بیش از حد بار روی دوششان میگذارند یا اجازه میدهند شرایط آنها را کنترل کند.
چند بار در روز گوشیتان را چک میکنید و چقدر زمان میبرد؟ طبق آماری که خواندم، افراد به طور متوسط روزانه ۱۰۰ بار گوشی را باز میکنند. آیا واقعاً لازم است؟
فرار کردن از کارهایی که دوست ندارید، ولی باید انجام شوند.
واگذار نکردن کارها (حتی کارهایی که خودتان دوست دارید انجام دهید، ولی دیگران هم میتوانند انجام دهند).
استفاده نکردن کامل از تکنولوژی — مثلاً میانگین افراد فقط از ۵٪ قابلیتهای برنامههایی مثل Outlook استفاده میکنند.
برای خودتان وقت تعیین نکردن و در نتیجه اجازه دادن به دیگران که مدام مزاحم شوید.
میز نامرتب و گم کردن کاغذ یا ایمیل (یادداشت ویراستار: اگر پیدا کردن چیزی بیشتر از ۵ دقیقه طول بکشد، یعنی بینظمی دارم و باید وقت بگذارم و منظم شوم).
اولویتبندی نکردن کارها و ندانستن چه چیزی واقعاً مهم است.
قبل از هر تکنیک بهرهوری، باید بدانید واقعاً چه چیزی برایتان مهم است. وقتی زمانتان با ارزشهایتان همراستا باشد، تصمیمگیری آسانتر و انگیزه بهطور طبیعی ایجاد میشود.
از خودتان بپرسید: مهمترین اولویتهای زندگی من چیست؟ سپس مطمئن شوید فعالیتهای روزانهتان این اولویتها را منعکس میکنند.
اهمالکاری معمولاً از کمالگرایی، احساس غرق شدن یا ترس از شکست میآید. قانون ۵ دقیقه یک ترفند ساده است: فقط ۵ دقیقه روی کار تعهد بدهید.
در بیشتر موارد، بعد از شروع ادامه میدهید؛ چون سختترین بخش، فقط شروع کردن است.
اگر کاری کمتر از ۲ دقیقه طول میکشد، همین الان انجامش دهید. پاسخ به یک ایمیل کوتاه، گذاشتن وسیله سر جایش یا فرستادن یک آپدیت سریع، ذهنتان را آزاد میکند و از انباشته شدن کارها جلوگیری میکند.
جلسات پشت سر هم انرژی ذهنی را خالی میکند و جایی برای پردازش افکار، احساسات یا ایدههای خلاقانه نمیگذارد. عمداً بین جلسات و کارها فاصله بیندازید تا ذهنتان ریست شود و از فرسودگی جلوگیری کنید.
ترفند خوب: جلسات را ۲۵ یا ۵۰ دقیقهای تنظیم کنید (نه ۳۰ یا ۶۰ دقیقه کامل).
همه ساعتهای روز برابر نیستند. کارهای نیازمند تمرکز عمیق را در زمان اوج انرژیتان انجام دهید و کارهای روتین یا کمانرژی را برای وقتی که خستهتر هستید بگذارید.
یک عادت جدید را به یک عادت قدیمی بچسبانید تا راحتتر بماند. مثلاً اگر میخواهید ژورنالنویسی را شروع کنید ولی وقت ندارید، آن را به روتین صبحانه یا قهوهتان وصل کنید.
احساس گیر کردن اغلب از این میآید که کار را بهعنوان یک کوه بزرگ و غیرقابل مدیریت میبینیم. آن را به تکههای کوچک و قابل هضم تقسیم کنید. هر پیروزی کوچک، انگیزه میسازد و بار ذهنی را کم میکند.
استرس همیشه بد نیست — گاهی نشان میدهد چیزی مهم است و نیاز به توجه دارد. بهجای اینکه بگذارید شما را فلج کند، بپرسید: «این استرس میخواهد چه چیزی به من بگوید؟» اغلب به سمت یک اولویت مهم یا نیاز به تنظیم مجدد اشاره میکند.
کمالگرایی یکی از بزرگترین دزدهای زمان است. خیلیها بهخاطر ترس از «کامل نبودن» کار را عقب میاندازند. بهجای آن، پیشرفت را هدف قرار دهید. انجام ناقص همیشه بهتر از انجام ندادن است.
یک روتین ساده آخر روز: مرور کارهایی که انجام دادید + تنظیم اولویتهای فردا. این کار باعث میشود کارهای ناتمام در ذهنتان نمانند، اضطراب کم شود و واقعاً بتوانید استراحت کنید.
در نهایت،مدیریت زمان مؤثر یعنی «بیشتر انجام دادن» نیست — یعنی «کارهای درست را به شکلی انجام دادن که از سلامت روانتان حمایت کند». حتی با اجرای چند تا از این تکنیکها میتوانید استرس را کم کنید، اهمالکاری را شکست دهید و ریتمی بسازید که برای شما کار کند، نه علیه شما.
