مسئول خدمات ازجمله افرادی است که وظایفش در نمایشگاه بسیار سنگین است. این فرد باید در همه لحظات نمایشگاه در غرفه حاضر باشد و فرصت خروج و گشتوگذار در محیط نمایشگاه را پیدا نمیکند.
مسئول خدمات وظیفه پذیرایی و نظافت غرفه را برعهده دارد که شاید به نظر کار خاصی نباشد اما نقش اصلی در ایجاد انگیزه در مخاطبان برای بازدید از غرفه برعهده اوست. علاوهبر این پذیرایی صحیح از مهمانان مهم میتواند نقشی بسزا در تصمیمگیری این افراد برای ایجاد یک رابطه تجاری داشته باشد. از آنجا که مسئولان خدمات کمتر مورد توجه قرار میگیرند، نیاز است با نقش آنان در برگزاری یک رویداد نمایشگاهی موفق آشنا شوید.
نخستین وظیفه یک مسئول خدمات تمیز نگهداشتن تمامی وسایل و تجهیزات درون غرفه است. برق زدن ماشینآلات صنعتی در غرفه، نخستین راهکاری است که میتوان به کمک آن مخاطبان را جذب کرد. همچنین این افراد باید دقت داشته باشند که پیشخوان غرفه و دکور به هیچ عنوان خاک آلود نباشد.
دومین وظیفه مهم یک مسئول خدمات، پذیرایی است. مهمانان غرفه در دو دسته افراد خاص و افراد عام تقسیم بندی میشود. پذیرایی از افراد عام شامل ناهار کارکنان، چای برای غرفهداران و پذیرایی از مخاطبانی که از غرفه دیدن میکنند میشود. پذیرایی از افراد خاص شامل مدیران ارشد شرکت، مدیران تجاری و مهمانان خارجی، مهمانان و مشاورانی که برای امضای قرارداد به غرفه میآیند میشود. پذیرایی از افراد خاص باید به بهترین شکل ممکن انجام شود چرا که یک پذیرایی غلط میتواند نظر مدیران ارشد را برای همکاری کردن یا نکردن با آن شرکت تغییر دهد.
فردی که به عنوان مسئول خدمات در غرفه حضور دارد مسئول ضمنی تمام وسایلی است که در روزهای برگزاری نمایشگاه در غرفه قرار دارد. به طور مثال آمار تمام وسایل مصرفی مانند چای، دستمال کاغذی، ورق و خودکار باید زیر نظر خدمات باشد. این افراد مسئول آن هستند تا از تمام شدن وسایل مصرفی جلوگیری کنند و به موقع برای آنها جایگزین داشته باشند.
نکته آخر را باید مدیران در نظر داشته باشند. باتوجه به سنگین بودن کار خدمات این افراد نمیتوانند در تمام مدت ۴ روز برگزاری رویداد در غرفه حاضر شوند به همین دلیل باید بهصورت شیفت در غرفه حضور داشته باشند. علاوهبر این برای این افراد باید یک لباس فرم مناسب و متفاوت با کارکنان در نظر گرفته شود.
