چگونه نرم افزار حضور و غیاب باعث صرفه جویی در هزینه می شود؟
نرم افزار حضور و غیاب، ابزاری برای مدیریت نیروی انسانی در سازمان ها، شرکت ها و کسب و کارها می باشد. این نرم افزار به مدیران کمک کرده تا ورود و خروج کارکنان، ساعات کاری، مرخصی ها و اضافه کار را به صورت دقیق و خودکار ثبت و کنترل کنند. به دلیل دیجیتالی شدن اکثر فرآیندهای اداری، استفاده از نرم افزار ها به صورت چشمگیری افزایش یافته است و شرکت ها از نرم افزار حضور و غیاب برای کنترل تردد کارکنان در محیط های کاری استفاده می کنند.
مدیریت زمان و کنترل نیروی انسانی، یکی از مهم ترین اقدامات برای موفقیت هر سازمان است. در گذشته، حضور و غیاب کارکنان با استفاده از دفاتر دستی یا دستگاه های کارت زنی انجام می شد که خطا، تقلب و بی نظمی در آن ها رایج بود. اما با پیشرفت فناوری، نرم افزارهای حضور و غیاب دیجیتال جایگزین روش های سنتی شدند.
این نرم افزارها امکان ثبت خودکار تردد کارکنان را فراهم کرده و به مدیران منابع انسانی کمک می کنند تا در لحظه به گزارش های دقیق از وضعیت کاری نیروها دسترسی داشته باشند. به این ترتیب، نه تنها از اتلاف وقت جلوگیری می شود، بلکه بهره وری سازمان نیز افزایش می یابد.
انواع نرم افزار حضور و غیاب
نرم افزارهای حضور و غیاب در چند نوع تولید می شوند که هرکدام دارای ویژگی ها و کاربرد خاصی می باشند. در ادامه برخی از مهم ترین و پر فروش ترین انواع این نرم افزار را بررسی می کنیم:
1. نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
نرم افزار حضور و غیاب تحت وب، نوعی سیستم است که از طریق مرورگر اینترنت قابل دسترسی می باشد. این نوع نرم افزار، نیاز به نصب ندارد و کاربران می توانند از هر مکان و با هر دستگاهی (کامپیوتر، لپ تاپ یا موبایل) به آن متصل شوند. برای شرکت هایی که چند شعبه در نقاط مختلف دارند یا از دورکاری استفاده می کنند، استفاده از نسخه تحت وب این نرم افزار، بسیار مناسب است. در ادامه برخی ویژگی های نرم افزار تحت وب را بررسی می کنیم:
- دسترسی آسان از هر نقطه با اتصال اینترنت
- پشتیبانی از چند کاربر به صورت هم زمان
- امکان مشاهده گزارش های لحظه‌ای برای مدیران
- امنیت بالا در ذخیره و انتقال داده ها
2. نرم افزار حضور و غیاب آنلاین
نرم افزار حضور و غیاب آنلاین در واقع نسخه ی ابری و اینترنتی نرم افزار حضور و غیاب است که تمام اطلاعات در سرورهای ابری ذخیره می شود. این سیستم ها معمولا به روزرسانی خودکار دارند و نیازی به نگهداری و پشتیبانی فنی در محل سازمان نیست. در ادامه مزایای استفاده از نسخه آنلاین این نرم افزار را بررسی می کنیم:
- کاهش هزینه های نگهداری سخت افزار
- امکان مشاهده و مدیریت داده ها از هر مکان
- امنیت و پشتیبان گیری خودکار از اطلاعات
- سازگاری با سایر سیستم های مدیریتی مانند حقوق و دستمزد
به عنوان مثال، یک شرکت با چندین دفتر در شهرهای مختلف می تواند با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین، وضعیت تردد همه کارکنان را به صورت لحظه‌ای مشاهده کند و گزارش های دقیق عملکردی دریافت نماید.
3. نرم افزار حضور و غیاب اندروید
به دلیل گسترش استفاده از تلفن های هوشمند، شرکت ها استفاده از نرم افزار حضور و غیاب اندروید را ترجیح می دهند. این اپلیکیشن ها به کارمندان اجازه می دهند با استفاده از گوشی موبایل خود و از طریق GPS یا اینترنت، ورود و خروج خود را ثبت کنند. قابلیت های این نرم افزار را در ادامه بررسی می کنیم:
- ثبت حضور از طریق موقعیت مکانی (GPS)
- امکان عکسبرداری هنگام ثبت ورود برای جلوگیری از تقلب
- نمایش سوابق کاری و تاخیرها برای کارمند
- ارسال اعلان ها و هشدارهای خودکار
این نرم افزار به ویژه برای شرکت هایی که نیروهای میدانی، بازاریاب یا راننده دارند، کاربردی است. به عنوان مثال، کارکنانی که در پروژه های خارج از دفتر مشغول به کار هستند، می توانند بدون نیاز به دستگاه فیزیکی، حضور خود را در سیستم ثبت کنند.
ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب
هنگام انتخاب نرم افزارهای حضور و غیاب، باید به مجموعه‌ای از ویژگی ها و امکانات توجه کرد تا این سیستم، پاسخگوی نیازهای سازمان باشد. برخی از مهم ترین ویژگی های این نرم افزار را در ادامه بررسی می کنیم:
- رابط کاربری ساده: نرم افزار باید محیطی کاربرپسند داشته باشد تا کارمندان و مدیران بتوانند به راحتی از آن استفاده کنند.
- گزارش گیری پیشرفته: قابلیت تهیه گزارش های متنوع از قبیل تاخیر، مرخصی، اضافه کار و میانگین ساعات کاری، از مهم ترین بخش های هر نرم افزار است.
- یکپارچگی با سیستم حقوق و دستمزد: بسیاری از نرم افزارها امکان اتصال مستقیم به سیستم های حسابداری و حقوق را دارند تا محاسبات پرداخت حقوق، بر اساس حضور واقعی انجام شود.
- پشتیبانی از دستگاه های متنوع: بسیاری از این نرم افزارها با دستگاه های اثر انگشت، کارت RFID، تشخیص چهره و ورود با موبایل سازگار می باشند.
- امنیت داده ها: نرم افزار باید دارای سیستم های رمزنگاری و پشتیبان گیری خودکار باشد تا از افشای اطلاعات پرسنلی جلوگیری شود.
- امکان شخصی سازی قوانین کاری: هر سازمان قوانین خاص خود را دارد؛ به همین دلیل، نرم افزار باید انعطاف پذیر باشد تا بتوان ساعات کاری، شیفت ها، مرخصی ها و تعطیلات را بر اساس سیاست داخلی تنظیم کرد.
به طور کلی استفاده از نرم افزار های حضور و غیاب، باعث صرفه جویی در زمان و هزینه ها می شود. این ویژگی باعث افزایش نرخ بهره وری کارمندان شده و در نتیجه منجر به پیشرفت شرکت یا سازمان در طولانی مدت خواهد شد.
شما می توانید جهت خرید نرم افزار حضور و غیاب، به سایت زمان پرداز با آدرس “zamanpardaz.com” مراجعه نمایید. سایت zamanpardaz علاوه بر نرم افزارهای مدیریتی، دارای انواع گیت کنترل تردد برای استفاده در باشگاه ها و مدارس می باشد.
