با نزدیک شدن به روزهای پایانی اسفند، فضای اکثر سازمان ها و واحدهای اداری شباهت عجیبی به هم پیدا می کند: میزهایی پر از لیست های پرینت شده، پوشه های قطور مرخصی و حسابدارانی که تا دیروقت مشغول کلنجار رفتن با اعداد و ارقام هستند. اسفندماه برای واحد منابع انسانی ماه بستن حساب هاست؛ ماهی که خطاهای کوچک در ثبت ورود و خروج، می تواند به نارضایتی های بزرگ در محاسبه عیدی و سنوات تبدیل شود.
اما آیا سال جدید هم باید با همین روال قدیمی شروع شود؟ برنامه ریزی برای مدیریت منابع انسانی در سال جدید، فرصتی است تا یک بار برای همیشه از شر فرآیندهای فرسوده رها شوید و با رویکردی هوشمندانه، نظم را به رگ های سازمان خود تزریق کنید.
بسیاری از مدیران تصور می کنند نوسازی سیستم های اداری را باید به فروردین یا اردیبهشت موکول کنند؛ اما واقعیت این است که شروع سال مالی جدید با یک سیستم مستقر و تست شده، مزیتی است که فقط مدیران آینده نگر از آن بهره می برند.
استقرار سیستم های حضور و غیاب مجموعه افق فراویژن در اسفندماه چند مزیت حیاتی دارد:
· صفر کردن خطاها در بدو ورود به سال جدید: وقتی از اول فروردین دیتای ورود و خروج شما در یک بستر نرم افزاری دقیق ثبت شود، دیگر نیازی به اصلاحات دستی در پایان ماه نخواهید داشت.
· آموزش پرسنل: شما فرصت دارید در روزهای انتهایی سال، آموزش های لازم را به تیم خود بدهید تا با شروع سال جدید، هیچ ابهامی در استفاده از سیستم وجود نداشته باشد.
· بهینه سازی مالیاتی: خرید تجهیزات و ارتقای زیرساخت ها در اسفندماه، از نظر حسابداری می تواند جزو هزینه های جاری سال محسوب شده و تراز مالی شما را بهبود ببخشد.
یکی از بزرگترین اشتباهات در مدیریت منابع انسانی، نگاه صرفاً سخت افزاری به موضوع کنترل تردد است. بسیاری از مدیران می پرسند: چرا دستگاه ما با وجود اینکه کار می کند، باز هم باعث بی نظمی است؟ پاسخ در نبود یک نرم افزار حضور و غیاب قدرتمند نهفته است.
اگر دستگاه های فعلی شما کند هستند، باعث صف بستن پرسنل در لحظات پیک می شوند یا گزارش های آن ها نیاز به ویرایش دستی زیاد دارد، راهکار لزوماً تعویض سخت افزار نیست. گاهی اوقات، زیرساخت سخت افزاری شما حتی مدل های اثر انگشتی یا کارتی قدیمی همچنان کارایی دارند، اما این نرم افزار است که باید تغییر کند. نرم افزارهای مدرن حضور و غیاب که به صورت تحت وب یا ابری (Cloud) ارائه می شوند، به شما اجازه می دهند:
1. مانیتورینگ لحظه ای: حتی اگر در سفر نوروزی باشید، می توانید از طریق موبایل ببینید چه کسانی در شرکت حضور دارند.
2. تعریف شیفت های پیچیده: به سادگی شیفت های چرخشی، اضافه کار و تعطیلات سال نو را تعریف کنید.
3. حذف کاغذبازی: درخواست های مرخصی و مأموریت به صورت آنلاین در نرم افزار ثبت و توسط مدیر تایید می شود.
این تحول نرم افزاری، بار کاری واحد اداری را تا ۷۰ درصد کاهش می دهد و اجازه می دهد تیم HR به جای نگهبانی از ساعت ها، به توسعه استعدادها بپردازد.
مدیریت منابع انسانی فقط عدد و رقم نیست؛ بلکه مدیریت احساس عدالت است. در سازمان هایی که سیستم ثبت تردد آن ها شفاف نیست و از دستگاه حضور و غیاب استفاده نمی کنند، همیشه این شائبه وجود دارد که حقوق کسی ضایع شده یا پارتی بازی صورت گرفته است.
وقتی در برنامه ریزی سال جدید، یک سیستم هوشمند را مستقر می کنید، در واقع دارید به کارمندان خود پیام می دهید که: نظم و تلاش شما به دقت دیده می شود. شفافیتی که یک سیستم خودکار ایجاد می کند، انگیزه ی پرسنل منضبط را افزایش داده و به افراد نامنظم یادآوری می کند که سازمان در مسیر حرفه ای گری در حال حرکت است. این دقیقا همان تحول فرهنگی است که هر سازمانی در شروع سال جدید به آن نیاز دارد.
هنگامی که به دنبال ارتقای سیستم خود هستید، درک عوامل موثر بر قیمت دستگاه حضور و غیاب و راهکارهای نرم افزاری به شما کمک می کند تا بهترین انتخاب را داشته باشید. قیمت ها معمولاً بر اساس پارامترهای زیر تغییر می کنند:
· تکنولوژی شناسایی: دستگاه های تشخیص چهره به دلیل امنیت بالا و رعایت پروتکل های بهداشتی بدون تماس قیمت بالاتری نسبت به مدل های اثر انگشتی دارند.
· ظرفیت حافظه: برای سازمان هایی با تعداد پرسنل بالا، دستگاهی با قابلیت ذخیره هزاران نمونه چهره و تردد نیاز است.
· ماژول های نرم افزاری: آیا نرم افزار شما قرار است به سیستم حقوق و دستمزد متصل شود؟ آیا اپلیکیشن موبایلی برای پرسنل دارد؟ هر کدام از این قابلیت ها بخشی از پکیج سرمایه گذاری شما هستند.
بازار تجهیزات اداری در ماه های پایان سال بسیار شلوغ است. برای اینکه خرید شما تبدیل به یک هزینه اضافی نشود، این ۳ نکته را در نظر بگیرید:
1. پشتیبانی و گارانتی: دستگاه بدون پشتیبانی نرم افزاری، فقط یک قطعه پلاستیکی بی مصرف است. مطمئن شوید از مجموعه ای خرید می کنید که خدمات پس از فروش واقعی ارائه می دهد.
2. یکپارچگی: سیستمی را انتخاب کنید که بتواند با سایر نرم افزارهای اداری شما مثل ERP یا حسابداری مرتبط شود.
3. قابلیت توسعه: سیستمی بخرید که با رشد سازمان شما در سال های آینده، نیاز به تعویض کامل نداشته باشد و بتوان ماژول های جدید به آن اضافه کرد.
برنامه ریزی برای مدیریت منابع انسانی در سال جدید، با یک تصمیم ساده اما استراتژیک شروع می شود: خداحافظی با خطای انسانی. سرمایه گذاری روی یک سیستم ترکیبی سخت افزار پایدار و نرم افزار هوشمند نه تنها هزینه های جاری شما را کاهش می دهد، بلکه تصویری مدرن و حرفه ای از برند کارفرمایی شما در ذهن پرسنل و رقبا می سازد. اجازه ندهید چالش های تکراری سال گذشته، به سال جدید سرایت کنند. همین امروز برای ارتقای نظم سازمان خود اقدام کنید.
