امروز فعالان دنیای کسب و کار و تولید به این باور رسیدهاند که دستیابی به سطحی پایدار و عالی در عملکرد نتیجه بها دادن به اصول اساسی فرهنگ بهبود وضعیت کسبوکار است.
به گزارش پایگاه خبری گسترش، روزنامه صمت نوشت: براین اساس برتری عملیاتی نتیجه سازگاری موفقیتآمیز با تغییراتی است که بهطور مداوم در درون و اطراف یک سازمان بهوجود میآید. یکی از راهبردهای ماندگار بهبود وضعیت کسب و کار «نظام پیشنهادها» است. نمیتوان از نظام پیشنهاد صحبت کرد و از تویوتا حرفی به میان نیاورد. این سازوکار راهبردی نخستینبار از سوی شرکت تویوتا اجرایی شد. درواقع نظام پیشنهادها یکی از اجزای اصلی سازوکار مدیریت در شرکت خودروسازی ژاپنی تویوتاست. در این فرآیند از کارکنان یک سازمان خواسته میشود هرگونه پیشنهاد خود را برای بهتر شدن وضعیت شرکت یا کسبوکار ارائه کند. این یعنی شرکت یا کسبوکار از توان بالقوه نیروهای خود در این راستا استفاده میکند. براساس برخی گزارشها تویوتا سالانه بیش از یک میلیون پیشنهاد عملی برای بهبود وضعیت کسب و کار از سوی کارکنان دریافت کرده و ۹۰ درصد این پیشنهادها را اجرا میکند. این روند بیش از ۴ دهه است که در تویوتا پیگری میشود. اجرایی کردن موفقیتآمیز نظام پیشنهادها پژوهشهای انجامشده در سالهای گذشته درباره اثرگذاری دائمی رویکرد نظام پیشنهادها به این نتیجه رسیدهاند که تلاش بسیاری از شرکتها موفقیتهای محدودی داشته است. واقعیت این است که استفاده از چنین رویکردی باید نتایج خوبی به همراه داشته باشد اما چه میشود که دستاورد دلخواه بهدست نمیآید؟ دلیل عمده به نتیجه نرسیدن رویکرد نظام پیشنهادها در شرکتهای امروزی این است که مدیران این شرکتها نمیتوانند متعهد به اصول اساسی ایجاد یک شرکت انعطافپذیر آن هم در محیطهای کاری امروزی باشند. این اصول اساسی چارچوبی برای موفقیت سازماندهیشده پیشرو فراهم میکنند؛ اصولی که هدفشان تمرکز بر مشتریها با ارزشمندتر کردن محصولات و خدمات، ایجاد فرهنگ کار گروهی و پیروی از نظام منطقی و واقعیت محور برای ایجاد تغییر (بهبود مستمر) است. مدیران تویوتا معتقدند بهترین کسانی که میتوانند مشکلات شرکت را حل کنند کارمندان و کارگرانی هستند که در کف این کارخانه و در میانه گود تلاش میکنند اما برخلاف تویوتاییها شرکتهای دیگر به جای تمرکز بر این اهداف بیشتر به اشتباه سراغ استفاده از جعبه ابزاری میروند که دیگران زمانی برای سفر خودشان در دنیای کسب و کار تهیه کردهاند. این یعنی بسیاری از شرکتها به جای اینکه در پی استفاده از ظرفیت فکری کارکنان خود باشند سراغ نسخه از پیش نوشته شده دیگران میروند. رویکرد نظام پیشنهادها میتواند نتایج بسیار خوبی را در صورت کاربرد درست برای مدیران همراه داشته باشد اما این نتایج تنها در صورتی بهدست میآید که تعهد به اصولی اساسی برای تغییر فرهنگ وجود داشته باشد اما اگر این تعهد وجود نداشته باشد نتایج دورهای و مقطعی خواهد بود. در همین راستا یک پژوهش از سوی موسسه بینالمللی «چارت یور کورس» (Chart Your Course) روی شرکتهای امریکایی انجام شد که نتایج آن بهخوبی دلایل موفق نبودن استفاده از این رویکرد را در شرکتها مشخص کرد. براساس نتایج این پژوهش در بخش عمدهای از شرکتهای امریکایی شکاف زیادی میان کارکنان و مدیران وجود دارد. تنها ۴۱ درصد از کارمندان شرکتکننده در این بررسی گفتند که مدیران ارشدشان از ایدههای نوی آنها پشتیبانی میکنند. همچنین بسیاری از کارمندان هرگز مدیران ارشد خود را نمیبینند یا اگر ببینند، امکان دسترسی به آنها را ندارند. تنها ۷۳ درصد کارمندان فکر میکنند که مدیریت ارشد بهواقع برای اینکه در دسترس کارمندان باشد، تلاش میکند. در بخش دیگری از این پژوهش روشن شد که ۶۰درصد کارمندان شرکتهای امریکایی فکر میکنند نظام پیشنهادها در سازمانشان یا وجود ندارد یا بیثمر و بدون فایده است. همکاری سازمانی راه یکپارچگی با نظام پیشنهادها نظام پیشنهادها باید از حمایت و تلاش کارکنان درون گود یک مجموعه کسبوکاری برخورد باشد. هرچه کارمندان کف شرکت یا کسبوکار اصول کلیدی را برای بهبود مستمر آن کسبوکار بهتر درک کرده و بازتاب دهند، نظام پیشنهادها کارآمدتر خواهد شد. مدیریت ارشد یک سازمان میتواند و باید یکپارچگی موردنیاز را ایجاد کند. یک نظام پیشنهادی موفق با فرهنگ تعهد به ایجاد همبستگی، کار گروهی و توانمندسازی کارکنان آغاز میشود. هر شرکتی که در هر یک از این ۳ اصل یعنی همبستگی، کار گروهی و توانمندسازی کارکنان چالش داشته باشد با مشکلاتی در اجرایی کردن نظام پیشنهادها روبهرو خواهد شد. همکاری و همبستگی سازمانی تنها زمانی بهوجود میآید که طراحی بخش عمده از وظایف با هدف ایجاد مسئولیت و پاسخگویی همه مراتب انجام شده باشد. این یعنی ساختاری پویا که باعث کارآمدی نظام پیشنهادها میشود. در کل کلید رویکرد نظام پیشنهادها ایجاد محیطی است که در آن کارکنان سازمان در خط مقدم میایستند. این یعنی کارمندان سازمان میدانند نهتنها در چشمانداز آینده سازمان خود نقش مهمی دارند بلکه مطمئن هستند برای ایدههایشان گوشهای شنوایی وجود دارد. اجرای درست نظام پیشنهادها نهتنها کارمندان و کارگران را به سازمان خود متعهدتر میکند بلکه مشتریها را نیز افزایش داده و باعث میشود معضل بزرگ این روزهای شرکتهای جهان یعنی خالی شدن از استعدادهای واقعی برای آنها بهوجود نیاید. در شرکتهایی که نظام پیشنهادها به درستی اجرا میشود، کارکنان به ازای پیشنهادها و ایدههایی که ارائه میکنند پاداش میگیرند و این پاداش میتواند انگیزه آنها را برای کار افزایش دهد. گاهی پیشنهادهای ارائه شده از سوی آنها که در میانه گود کسبوکار هستند حتی تا زیرسوال بردن روشهای مدیریتی آقا یا خانم مدیر هم پیش میرود اما چون این رویکرد تبدیل به فرهنگ شده اتفاقی برای کارمند یا کارگر نمیافتد. فرهنگ شدن چنین رویکردی در آنجا ریشه دارد که در شرکتی مانند تویوتا کارمندان برای ارائه پیشنهادها و ایدههای خود آموزش میبینند و این آموزش میتواند به کارکنان برای پیشنهاد پیشنهادهای پویا و عملی کمک کند. تعیین گروهی برای بررسی پیشنهادها، فراهم کردن یک روشنامه برای نظام پیشنهادها، تعیین پاداش و تقدیر برای کارمندانی که پیشنهادهای عملی ارائه میدهند و گرفتن بازخورد حاصل از اجرایی کردن نظام پیشنهادها از راهکارهایی است که میتواند به اجرایی کردن دقیقتر و هوشمندانهتر نظام پیشنهادها کمک کند. منبع: toyotaproductionsystemus Ame Thebalance
