این کارها را از سر باز کنید

کمتر عاملی به اندازه مدیریت زمان در موفقیت و نابودی کسب و کار ها نقش دارد. در همین راستا روش‌ها و تکنیک‌های بسیاری پیشنهاد شده است. در اینجا قصد داریم یکی معروف‌ترین و کارآمدترین روش‌ها را معرفی کنم. آیزنهاور، رئیس‌جمهور پیشین امریکا به مدیریت بهینه زمان شهره بود. ابزار اصلی او اولویت‌بندی بود. اولویت‌بندی یکی از شاه‌کلیدهای موفقیت است.

آیزنهاور در جریان  یکی از سخنرانی‌های خود مشکلات را به دو نوع تقسیم کرد: فوری و مهم. به تعبیر زییای او «مشکلات فوری هیچ وقت مهم نیستند و مشکلات مهم هیچ گاه فوری نیستند». آیزنهاور فهمیده بود که مدیریت صحیح زمان به آن معنا نیست که  همه کارها را انجام دهید؛ کافی است کارهای مهم را به شکل موثر انجام دهید. برای درک بهتر تفاوت این دو باید توضیح بیشتری داد. کار مهم کاری است که در صورت انجام آن به اهداف بزرگ خود می‌رسید. کار فوری را باید در اسرع وقت انجام داد تا دیگری به هدفش برسد! هدف از انجام کار فوری، بیشتر دفع شر و ضرر است نه رسیدن به سود و پاداش. بیشتر کارهایی که روزانه بر آنها تمرکز می‌کنیم از همین جنس هستند.

  اگر تفاوت اساسی بین این دو را بدانیم دیگر به صورت ناخودآگاه روی امور بی‌اهمیت تمرکز نخواهیم کرد و زمان لازم برای تمرکز برای کارهای مهم نصیب ما می‌شود. سوال اینجاست که این مدل را چگونه می‌توان در عمل به کار بست؟

ابتدا فهرستی از کارهایی که تصور می‌کنید باید انجام شوند را تهیه کنید. هنگام تهیه فهرست، هیچ موردی حتی بی‌اهمیت‌ترین‌ها را از قلم نیندازید. سعی کنید آنها را در قالب این چند طبقه، دسته‌بندی کنید: مهم و فوری، مهم ولی غیرفوری، غیرمهم ولی فوری، غیرمهم و غیرفوری. حالا باید براساس درجه اهمیت اولویت بندی کارها رو شروع کنید. دسته اول به «مهم و فوری‌ها» مربوط می‌شود. مهم های فوری خود به دو نوع تقسیم می‌شوند: کارهای غیرقابل‌پیش‌بینی و ناگهانی و آنهایی که به قول معروف باید در دقیقه ۹۰ انجام دهید.

با برنامه‌ریزی نسبی می‌توان از هدرفت وقت جلوگیری کرد  اما سوال اینجاست که چگونه غافلگیر نشویم؟ علم غیب نداریم بنابراین بهتر است در برنامه خود یک «ردیف بودجه زمانی» برای این امور اختصاص دهیم. اگر تعداد مهم‌های فوری در برنامه شما زیاد است در برنامه خود مشخص کنید که کدام یک را می‌توان از قبل پیش‌بینی کرد. اکنون به این فکر کنید چگونه می‌توان پیشایپش برای کارهای مشابه برنامه‌ریزی کرد و جلوی به فوریت رسیدن آنها را گرفت.

همه کارهای مهم، فوری نیستند یعنی مهم غیرفوری هستند. با انجام این کارها، اهداف شخصی و حرفه ای خود را محقق و تکمیل می‌کنید. در اینجا کیفیت مهم‌تر از فوریت است بنابراین سعی کنید وقت کافی برای درست انجام دادن این قبیل کارها اختصاص دهید که به کارهای نوع اول (مهم و فوری) تبدیل نشوند. این وسواس نباید باعث شود که بیش از حد روی آنها کار کنید. فراموش نکنید مشکلات نامرئی همیشه جایی به کمین نشسته اند و باید برای آنها وقتی مانده باشد.

دسته بعدی کارهای مهم اما غیرفوری هستند. پرداختن فوری به این نوع کارها باعث می‌شود از اهداف اصلی دور شویم. نشانه بیشتر این نوع کارها آن است که می‌توان آنها را به شخص دیگری سپرد و از سر خود باز کرد؟

برای مثال در فروشگاهی کار می‌کنید که برای فردا صبح، کمپین فروش گذاشته و شما الان به شدت درگیر کاری هستید. همکار خوش قد و بالایی خرامان خرامان از راه می‌رسد و با لحنی جانگداز خواهش می‌کند که نحوه‌ حذف نوشته از عکس در فتوشاپ را به او یاد دهید. اگر به درخواست او تن دهید و روش کار را مو به مو یاد دهید ممکن است چند ساعت از زمان خود را از دست بدهید. می‌توانید محترمانه‌ درخواست او را رد کنید یا از او بخواهید که ۵ دقیقه وقت بگذارد و روش کار را سرچ کند.

اختصاص وقت برای گروه آخر یعنی «غیرمهم و غیرفوری» تلف کردن محض وقت است. آنها را بشناسید و به جد دوری کنید. تقریبا بیشتر این نوع کارها را می‌توان به طور کامل نادیده گرفت. بیشتر ما می‌دانیم که چه کارهایی نه مهم اند و نه فوری اما بعضا چون دیگر از ما می‌خواهند آنها را انجام دهیم قبول می‌کنیم. یاد گرفتن تکنیک نه گفتن باعث می‌شود از پرداختن به کارهای بی‌فایده خودداری کنید.