نرم افزاری که همه‌کاره سازمان شماست

به گفته یکی از صاحب‌نظران برجسته حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات، سیستم‌های (Enterprise Resource Planning)ERP ) می‌توانند به‌عنوان مهم‌ترین توسعه‌سازمانی فناوری اطلاعات و ارتباطات در دهه ۹۰ میلادی قلمداد شوند."

گسترش‌نیوز: ERP یک بسته نرم‌افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعاتی و برقراری جریان اطلاعات بین تمامی ‏بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است. در این گزارش درباره تاریخچه این دسته از نرم‌افزارها بیشتر می‌خوانیم؛

قبل از انقلاب صنعتی شرکت‌های بسیار کمی بودند که به‌طور منظم و به سبک امروزی تجارت می‌کردند.

این شرکت‌ها کوچک بودند و در بیشتر موارد یک نفر مدیریت کلیه امور و وظایف مربوط به آن را بر عهده داشت.

کم‌کم تقاضای بازار و میزان ساخت و تولید شرکت‌ها رشد کرد و مدیریت کل عملیات، برای یک نفر غیرممکن شد. در این زمان افراد زیادی درگیر کارها شدند و کارکردهای تجاری مختلفی جایگزین امور انفرادی شد.

در نتیجه در سازمان‌های بزرگتر یک نفر را بعنوان شخص مافوق در نظر گرفتند و افراد دیگری نیز از درجات و سطوح مختلف برای کمک به وی در نظر گرفته شدند و حوزه‌های مختلف کاری تکامل یافتند. حوزه‌های کاری کم‌کم وسیع تر شدند و به افراد بیشتری برای انجام کارها نیاز بود.

به‌تدریج با توسعه مشاغل سازمانی مفهومی به‌نام دپارتمان رایج شد و وظایف مخصوصی برای آنها طراحی شد. به عنوان مثال دپارتمان حسابداری مسئول کلیه کارکردهای تجاری در امور مدیریت شد.؛ حال آنکه بخش خرید فقط مسئول تأمین کالاها و خدمات انجام می‌شد.

از اوایل دهه ۱۹۹۰ میلادی، ظهور نرم افزارهای یکپارچه‌ای تحت عنوان Enterprise Resource Planning (ERP) با هدف قراردادن سازمان‌های بزرگ، توسعه بسیار زیادی پیدا کردند.

این نرم افزارهای بسیار قدرتمند، پیچیده و گران قیمت، سیستمهای از پیش طراحی شده‌ای هستند که پس از اندک تغییراتی در آنها توسط مشاوران پیاده ساز و مشاوران تحلیل فرآیندهای سازمانی، پیاده‌سازی و اجرا می‌شوند. در بسیاری از موارد سازمان‌ها به دلیل اجبار در تبعیت از منطق حاکم بر این نرم افزارها، مجبور به اصلاح و بازبینی مجدد فرآیندهای خود هستند.

این نرم افزارها بر خلاف نرم افزارهای قدیمی که در سازمان‌ها و از طریق واحدهای مختلف سازمانی توسعه پیدا می‌کردند، مجموعه‌ای یکپارچه هستند که دارای ماژولهای مختلف بوده و هرزمان که نیاز به اضافه کردن ماژول دیگری به آنها باشد، این کار به راحتی صورت می‌پذیرد.

پیاده‌سازی ERP در سازمان بستری یکپارچه برای تبادل سریع اطلاعات بین بخش‌ها و فرآیندهای مختلف فراهم می‌آورد. این یکپارچگی بیشتر از آنجا ناشی می‌شود که تمامی اطلاعات سیستم تنها در یک پایگاه داده ذخیره‌سازی شده و مانند سیستم‌های جزیره‌ای موجود در سازمان‌ها، اطلاعات در پایگاه‌های داده‌ای متفاوت با یکدیگر از جنبه‌های مختلف، ذخیره‌سازی نمی‌شود. یکسانی زیرساخت توسعه ERP در ماژول‌های مختلف امکان توسعه آن را در کوتاه‌مدت و بلندمدت فراهم می‌آورد. به بیانی دیگر از یک Platform و زبان برنامه‌نویسی یکسان در طراحی و ساخت تمامی ماژول‌های ERP استفاده می‌شود.

در شکل زیر این موضوع نمایش داده شده است:

مزیتی که در کوتاه‌مدت و پس از پیاده‌سازی ERP می‌توان انتظار داشت، کاهش هزینه‌های عملیاتی نظیر کاهش هزینه‌های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه‌های بازاریابی و پشتیبانی است.