۱۰ گام برای اجرای موفق رویدادهای مجازی

آقای اشترومبک نوشت: درست همانطور که حرفه‌ای‌ های صنعت برگزاری رویداد همراه با آخرین تحولات اقتصاد تجربه- از برند‌سازی تا ایجاد تجربیات فراگیر- سرعت می‌گرفتند، همه چیز در نقشه راه این صنعت تغییر کرد. به ویژه در دنیای B2B، تجارت فیزیکی به صورت مجازی انجام شد، غرفه‌های نمایشگاهی توسط همتایان وبینار و دمو‌های آنلاین آنها تخریب شدند و فناوری تقریباً جایگزین همه چیز شد.

چشم‌انداز جدید بازاریابی نیز چیزی است که ما امسال در Bynder باید ردیابی می‌کردیم. ما هر ساله در آمستردام OnBrand را برگزار می‌کنیم، رویدادی برای بازاریاب‌های برجسته که به دنبال کشف "قدم بعدی" در بازاریابی، طراحی و فناوری هستند. مانند بسیاری از متخصصین صنعت رویداد که قبلاً برای لیست کارهای خود در سال ۲۰۲۰ عزم خود را جزم کرده بودند، این بیماری همه گیر تیم ما را در اجرای امن OnBrand با مشکل روبه‌رو کرد.

حفظ شهرت و در عین حال آزمایش مدل‌های جدید همیشه برای متخصصان بازاریابی و رویداد با چالش همراه بوده است، اما تا کنون هرگز به عنوان یک محور ضروری درنظرگرفته نشده است. پس از تبدیل OnBrand از یک رویداد فیزیکی به رویداد فیزیکی و مجازی ترکیبی، تصمیم گرفتیم که آنرا کاملاً مجازی برگزار کرده و نام آنرا به Studio OnBrand تغییر دهیم. ما متأثر از داستان‌های ترسناک درباره رویداد‌های مجازی در دنیای پاندمی- خسته از فکر کردن به وبینار و مسائل فنی عذاب آور- مصمم بودیم که به طور منسجم طرح Studio OnBrand را طوری برنامه‌ریزی کنیم تا مطمئن باشیم که به وعده خود در زمینه کیفیت وفا می‌کنیم. خبر خوب این است توانستیم نتیجه بگیریم.

در حالی که برپایی Studio OnBrand با حضور ۱.۴۱۰ نفر در طول روز و برای مدت زمان متوسط بازدید ​​سه ساعت موفقیت آمیز بود، اما به هیچ عنوان کار آسانی نبود. ما در این راه چیزهای زیادی آموختیم؛ درس‌های زیادی که کاش قبلاً یاد گرفته بودیم. بنابراین، برای کمک به شما در پیمایش این راه گیج کننده، ده نکته برای اجرای یک رویداد مجازی موفق به شما ارائه می‌کنیم.

۱-به فکر تدارکات باشید

هرگز برنامه‌ریزی را، خصوصاً از منظر لجستیکی، از پیش دست کم نگیرید. عجله در این مرحله اساسی از روند برنامه‌ریزی می‌تواند به نتیجه نهایی خدشه وارد نموده و در طولانی مدت وقت شما را هدر دهد.

از آنجا که اکنون اطمینان از بازگشت سرمایه از هر زمان دیگری مهم‌تر است، به تجزیه و تحلیل و داده‌های مربوط به رویداد مورد نیاز و اینکه کدام نرم افزار می‌تواند به شما در دستیابی به آن کمک کند، بیاندیشید- از روند ثبت نام شرکت‌کنندگان تا پلتفرم اجرای رویداد. همه اینها اثبات ارزش رویداد شما را نشان می‌دهد. و اگر نتوانید آن را اثبات کنید، با خطر بنا نهادن رویدادهای آینده خود بر اساس اطلاعات غلط و فرضیات مواجه خواهید بود. وقتی تردید همه چیز را پیچیده می‌کند، یقین گرانبها خواهد شد.

۲-GDPR را لحاظ کنید

بدون نشان‌های چاپ شده با T و C(به معنای سازگار با GDPR)، یک حوزه کاملاً جدید در دنیای مجازی است. اگر پلتفرمی که رویداد شما در آن اجرا می‌شود لزوماً سازگاری با GDPR نداشته باشد، یعنی باید خودتان درباره آن فکری کنید. به محض شروع برنامه‌ریزی، آن را در دستور کار خود قرار دهید تا از همان ابتدا اطمینان حاصل کنید که با GDPR سازگار هستید.

۳-محتوای خود را متنوع کنید

شنیده شدن در فضای مجازی که به طور فزاینده‌ای در حال شلوغ شدن است، محتوا (و محتوای زیاد) می‌طلبد. برنامه‌ریزی برای داشتن یک کانال ارتباطی تولید محتوای متنوع و هدفمند از اهمیت زیادی برخوردار است. از گرافیک رسانه‌های اجتماعی که شامل نقل قول از سخنرانان تا قطعه‌های ویدیویی از رویدادهای قبلی در وب سایت می‌شود، هرچه محتوای شما متنوع تر باشد، مخاطب بالقوه شما بیشتر جلب می‌شود.

برای محتوا نباید دیر جنبید یا آنرا به عنوان مکمل در نظر گرفت چراکه محتوا مستلزم ظرافتی هم سطح خود رویداد است. با این حال، تولید محتوا در مقیاس بزرگتر می‌تواند بدون فناوری و استعداد مناسب مشکل ساز و مستلزم منابع زیاد باشد.

در مورد Studio OnBrand، ما برای بررسی دقیق خروجی محتوای خود و اطمینان از ثبات نام تجاری به تولیدکننده اختصاصی محتوا متوسل شدیم. Bynder با استفاده از راه‌حل خود موسوم به Video Brand Studio از طریق ترکیب بندی برند، تولید محتوای دسته‌ای و ابزارهای اتوماسیون توانست محتوای ویدئویی را به راحتی و به سرعت در رسانه‌های اجتماعی ایجاد، به روز رسانی و توزیع کند. این کار در کنار ترکیب بندی برند دیجیتال Bynder به کار برده شده است، که به تولیدکننده ما اجازه می‌دهد هم دارایی‌های اطلاعاتی اجتماعی موجود را اصلاح کند و هم دارایی‌های اطلاعاتی جدیدی را در مقیاس بزرگتر ایجاد نماید، در حالی که با اصول طراحی Studio OnBrand مطابقت دارد.

این امر در طول خود رویداد، که محتوای اجتماعی بسیار سریعتر و تقریباً در زمان واقعی مورد نیاز بود، از اهمیت بالاتری برخوردار بود. تولیدکننده ما با پرداختن به ترکیب بندی‌های برند، توانست به راحتی گرافیک جدیدی حاوی نقل قول‌های مناسب از سخنرانان رویداد تولید کند.

۴-کیفیت تولید خود را تقویت کنید

با توجه به ابزارهای محدود برای ایجاد تجربه‌های غوطه وری فیزیکی، تأکید بیشتری بر رویدادهای مجازی برای تقویت کیفیت تولید آنها وجود دارد. رویدادها نه تنها باید جذاب به نظر برسند، بلکه به چیزی خارج از حد تصور نیز نیاز دارند- چیزی که دستیابی به آن در محیط مجازی دشوار است.

گزینه آسان، داشتن روزی پر از تماس‌های زوم است، اما این مدل نامطلوب می‌تواند تمرکز ذهنی افراد را را از بین ببرد. در مورد Studio OnBrand، تصمیم گرفتیم یک استودیوی تلویزیونی فیزیکی بسازیم. در حالی که تعدادی از سخنرانان می‌توانستند در استودیو به صورت فیزیکی حضور یابند و تماشاگران در خانه نشسته و از تلویزیون به صورت مستقیم جلب آنها شوند و مجاب شوند تا به این رویداد امتیاز ۹.۱ بدهند که بالاتر از حد متوسط ​​است. یک خوش آمد گویی از شبکه وب کم که همه ما عادت کرده‌ایم در صفحه رایانه یا تلویزیون خود ببینیم، باعث افزایش تعاملات در شبکه‌های اجتماعی می‌شود، زیرا بسیاری از افراد درباره طراحی جذاب و حرفه‌ای آن صحبت می‌کنند.

۵-از سوابق اثبات شده افراد استفاده کنید

اگر رویداد شما رهبران صنعت را برای ارائه سخنرانی یا شرکت در میزگرد‌ها دور هم جمع می‌کند، کسانی را انتخاب کنید که سابقه اثبات شده دارند. تلفیق لیست سخنران با داوطلب‌های الهام بخش و آگاه بسیار ضروری است. اما اگر به عنوان سخنران صنعت شهرت خوبی داشته باشند بهتر است. دانستن اینکه چه کسی را روی صحنه قرار می‌دهید، مدیریت کیفی را ارتقا می‌دهد و به رویداد شما اعتبار می‌بخشد.

۶-جلسات گفتاری را از قبل ضبط کنید

ما از سخنرانان خود که نمی‌توانستند در محل به صورت فیزیکی حضور داشته باشند خواسته‌ایم تا قبل از رویداد از جلسات خود فیلم بگیرند تا بتوانند با اطمینان جهت ساختن آن وقت بگذارند. یک رویداد زنده می‌تواند فشار را زیاد کند، بنابراین دادن وقت اضافی به آنها برای اصلاح آهنگ صحبت کردن می‌تواند اعتماد به نفس آنها را افزایش دهد در حالی که شما را نیز قادر می‌سازد برنامه و زمان بندی جلسه را بر اساس جلسه ارائه شده بچینید. این یک موقعیت برد-برد است.

۷-مجری خوبی بگیرید

چیزی که در جلسه سخنرانی از پیش ضبط شده مغفول می‌ماند، عنصر تعاملی است. به همین دلیل مهم است که برای پرسش و پاسخ وقت بگذارید. با ملحق کردن سخنرانان پس از پخش سخنرانی از پیش ضبط شده و پاسخگویی به سوالات مخاطبان، می‌توانید تعامل را افزایش داده و در یک لحظه قابلیت دسترسی آنها را افزایش دهید.

برای تعدیل این بحث در استودیوی OnBrand، از کمدین اندرو ماسکوس (Andrew Moskos) دعوت کردیم که واقعاً مورد توجه مخاطبان قرار گرفت.

۸-مشارکت آنلاین را تسهیل کنید

یک رویداد مجازی ماهیتاً آنلاین است، بنابراین شما باید روشهای معمول خود را برای جذب شرکت‌کنندگان با محیط آنلاین تطبیق دهید. بیشتر حاضران مایل به پیوستن به بحث خواهند بود- به شرطی که در زمان مناسب به آنها درخواست‌های درست داده شود.

استفاده از یک بستر رویداد مجازی را که عملکرد چت کردن داشته باشد مدنظر داشته باشید. ما دریافتیم تهیه نظرسنجی هایی که فقط از افراد می‌خواستند تا با یک کلیک ساده آنرا انجام دهند تعامل را افزایش می‌دهد. اما، برای اطمینان از عدم کاهش تعامل، کارمندان خود را آماده کنید تا در چت شرکت کنند و سوالاتی را که می‌توانید دست به دامان آنها شوید را از قبل آماده داشته باشید. غالباً، مشاهده مشارکت دیگران می‌تواند سایر افراد را نیز متقاعد و تشویق کند تا در ان دخیل شوند.

۹-به آینده نگاه کنید

گفت‌وگوهای پیرامون همه گیری بیش از حد اشباع و خسته‌کننده شده است. مفیدتر و جالب تر است که در مورد آنچه در آینده اتفاق می‌افتد صحبت کنید. موضوع رویداد خود را به آینده متمرکز کنید و به گذشته و حال خیلی اصرار نکنید. پیوند دادن دستور کار رویداد شما به آینده سخنرانان را نیز بیشتر ترغیب می‌کند تا توصیه‌های ملموسی را که شرکت‌کنندگان می‌توانند به کار بگیرند، ارائه دهند. از این گذشته، آیا هدف اصلی رویدادهای B۲B تغییر شکل در آینده و تقویت دوباره بحث‌های صنعت و روش‌های کار نیست؟

۱۰-مایل به انطباق، سریع باشید

همه ما می‌دانیم که مهاجرت از یک رویداد فیزیکی به یک رویداد کاملاً دیجیتالی آسان نیست. به حس درونی خود و به بازخورد همکاران خود اعتماد کنید. چابکی و پذیرابودن روش‌های جدید و خلاقانه همیشه ویژگی‌های اساسی‌ای بوده‌اند که تیم‌های خوب بازاریابی و برگزاری رویداد در خود داشته اند- و اکنون، این ویژگی‌ها می‌توانند واقعاً نمود پیدا کنند. خوب است بدانید که بعضی چیزها هرگز تغییر نخواهد کرد.

بنابراین، اگرچه رویدادهای مجازی می‌توانند یک اتفاق کاملاً جدید باشند، اما اگر بخواهید شرکت‌کنندگان را تحت تأثیر قرار دهید تا بیشتر بمانند و دوباره برگردند، باید موارد زیادی را در نظر بگرید. به وعده خود برای تحقق یک رویداد برجسته پایبند باشید و با این ده مرحله به راه خود ادامه دهید و درست همانطور که مهارت‌های رویداد فیزیکی خود را به خوبی به کار بسته اید- رویدادهای مجازی نیز روشی جایگزین برای شما خواهد بود.

تهیه و تنظیم: محسن خواجه محمدی