برنامه‌ریزی یکپارچه‌ی منابع سازمانی (ERP) چیست و سیستم‌های آن چگونه کار می‌کنند؟

تعریف: برنامه‌ریزی یکپارچه‌ی منابع سازمانی به چه معنا است؟

برنامه‌ریزی یکپارچه‌ی منابع سازمانی (به اختصار ERP) فرآیند ادغام‌شده‌ی جمع‌آوری و سازماندهی داده‌های تجاری، از طریق یک نرم‌افزار یکپارچه است. نرم‌افزار ERP برنامه‌هایی دارد که عملکردهای تجاری مانند تولید، هدف‌گذاری فروش، حسابداری و غیره را به‌صورت خودکار انجام می‌دهند.

به زبان ساده، برنامه ریزی منابع سازمانی عملیات همه‌ی بخش‌های شرکت را تسهیل می‌کند. راه‌حل‌های ERP کمکتان می‌کنند منابع کسب‌وکارتان را بهتر مدیریت کنید، فرقی نمی‌کند این منابع مواد خام تولید باشند یا ساعات کاری منابع سازمانی.

بسته به این‌که ERP برای توسعه‌دهندگان، فروشندگان یا رسانه‌های فناوری در نظر گرفته ‌شود، تعاریف دیگری هم دارد. اکثر آن‌ها روی این موضوع توافق دارند که ERP به همه‌ی بخش‌های کسب‌وکار کمک می‌کند فرآیندهای تجاری بهتری داشته باشند.

تاریخچه رویه‌های ERP

کسب‌وکارها همیشه در تلاش بوده‌اند از مدیریت منابع سازمانی بهره بگیرند، هرچند شاید همیشه با این عنوان خوانده نمی‌شد. شرکت‌ها سعی می‌کردند بین شیوه‌های مختلف کاری و قربانی کردن منابع در جاهای دیگر، تعادل برقرار کنند. تا مدت‌ها این بدان معنا بود که شرکت‌ها باید کارکنانی را برای مدیریت هر بخش استخدام کنند. شرکت‌های بین‌المللی مجبور بودند کارهای خود را به نیروی کار خارجی بسپارند اما هیچ راهی برای نظارت بر آنان نداشتند.

اولین ردپاهای ERP را می‌توان در تولید مشاهده کرد: مدل مقدار سفارش اقتصادی (EOQ) که یک سیستم زمان‌بندی کاغذی بود. این مدل در اواخر دهه‌ی 60، با ابزارهای برنامه‌ریزی منابع تولید (MRPII) جایگزین شد. در دهه‌ی 1990، با ظهور نرم‌افزارهای رایانه‌ای و ورود آنان به عملیات روزمره‌ی تجاری، شیوه‌های مدرن ERP شروع شدند. گارنِرگروپ این اصطلاح را ابداع کردند که در ابتدا تنها به ابزارهای دیجیتال جدید اطلاق می‌شد که امکان مدیریت ارتباطات زنجیره‌ی تأمین، کنترل موجودی، حسابداری خودکار و مواردی از این دست را برای تولیدکنندگان فراهم می‌کردند.

امروزه ERP در صنایع مختلف مشاهده می‌شود و محدود به تولید نیست. اکنون می‌توان از طریق زیرساخت‌های میزبانی ابری داده، به ERP دسترسی داشت.

انواع ERP بر اساس صنعت

انواع مختلفی از نرم افزارهای ERP برای صنایع مختلف طراحی شده‌اند تا نیازهای منحصربه‌فرد آن صنعت را پاسخگو باشند:

- ERP پوشاک: با تغییر روندهای مد و فصل‌ها، صنعت پوشاک باید تغییرات زیادی را مدیریت کند.

- ERP خودرو: سازندگان خودرو می‌توانند برای مدیریت موجودی، کنترل کیفیت و زمان بندی به ابزارهای ERP تکیه کنند.

- ERP ساخت‌وساز: پیمانکاران ساخت‌وساز باید نیروی کار، مواد، تجهیزات و پیمانکارهای فرعی را که برای انجام برخی کارها استخدام کرده‌اند، تحت کنترل داشته باشند. نرم‌افزار ERP به مدیریت فعالیت‌های ساخت‌وساز کمک می‌کند.

- ERP آموزش عالی: سیستم‌های ERP کالج و دانشگاه، فرآیندهای تجاری دانشگاهی را از پرداخت شهریه  گرفته تا وارد کردن نمرات امتحانی، پوشش می‌دهد.

- ERP تولید یا MRP: MRP به ریشه‌ی ERP بازمی‌گردد و امکاناتی مانند برنامه‌ریزی تولید، زمان‌بندی بار کاری کارکنان و ماشین‌ها و کنترل کلی موجودی در طول زنجیره‌ی تأمین را فراهم می‌آورد.

چرا باید از ERP مخصوص هر صنعت استفاده کرد؟ ممکن است سیستم عمومی ERP با فراهم آوردن ویژگی‌های غیرضروری به مجموعه شما بار اضافی تحمیل کند. به عنوان مثال، تولیدکنندگان به برنامه‌هایی برای تأمین مواد خام نیاز دارند اما آموزش عالی بیشتر به ابزارهای برنامه‌ریزی برای دانشجویان، معلمان و کارکنان نیاز دارد. کارخانه‌ی تولیدی به ERP برای برنامه‌ریزی هم نیاز دارد اما دانشگاه نیازی به ERP برای مدیریت مواد خام ندارد.

اگر برای کسب‌وکارتان از یک ERP عمومی استفاده کنید که پر از ویژگی‌هایی است که بهشان نیاز ندارید، فقط سرعت منابعتان را کند کرده‌اید. به‌جای آن‌که نرم‌افزاری حجیم را در رایانه‌هایتان بریزید، کافی است ERP مورد نیازتان را نصب کنید تا در فضای محاسباتی صرفه‌جویی شود.

انواع ERP بر اساس چگونگی پیاده‌سازی

ERPها از نظر نوع عملیات هم با هم متفاوت هستند:

- ERP در محل: هرگونه نرم‌افزار ERP را شامل می‌شود که مستقیماً روی دستگاه‌های داخلی نصب می‌شوند. این سیستم‌ها برای همه‌ی مشاغل با هر اندازه‌ای طراحی شده‌اند اما برای شرکت‌های کوچک و متوسط می‌توانند ​​مناسب‌تر باشند.

- OPEN SOURCE ERP: مانند هر نرم‌افزار open source دیگری، این راه حل بهتان اجازه می‌دهد برنامه‌ی منبع ERP خود را بررسی و اصلاح کنید یا ارتقاء دهید. استفاده از ERP OPEN SOURCE این امکان را در اختیارتان قرار می‌دهد برنامه‌تان را شخصی‌سازی کنید تا بیشتر با محل کارتان تناسب داشته باشد.

- ERP مبتنی بر ابر: هر نرم‌افزار خدماتی ERP (SaaS) که به جای نصب در محل، از طریق خدمات میزبانی ابری در دسترسی باشد، شامل این مورد می‌شود. این گزینه بهتان اجازه می‌دهد از طریق اینترنت، در لحظه به داده‌ها دسترسی داشته باشید که برای شرکت‌های بزرگ مناسب است.

-ERP ترکیبی: سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی که دو شیوه‌ی مستقر در محل و مبتنی بر ابر را با هم ترکیب می‌کنند.

نرم افزارهای ERP مبتنی بر ابر برای شرکت‌هایی ایده‌آل است که در موقعیت‌های مکانی مختلفی کار می‌کنند که باید با هم هماهنگ شوند. نمی‌دانید کدامشان برای کسب‌وکارتان مناسب است؟ جهت دریافت مشاوره و دمو پیاده سازی و استقرار این سیستم برای سازمان خود با همکاران ما در سامیکس در ارتباط باشید و یا فرم درخواست دمو در سایت سامیکس را تکمیل فرمایید.

مدیریت منابع سازمان منجر به عملکرد بهتر سازمان می‌شود و این مزایای عالی را به همراه دارد:

شفاف و ساده‌سازی گردش کار

قبل از سیستم‌های ERP، هماهنگی بین محل‌های مختلف کاری دشوار و زمان‌بر بود. اگر می‌خواستید در مورد بخش خاصی از کسب‌وکارتان اطلاعات به‌روز کسب کنید، باید تماس می‌گرفتید یا از آن‌جا بازدید می‌کردید. شرکت‌های بزرگ ملی و بین‌المللی باید بر اساس محدوده‌های زمانی یکسانی کار می‌کردند. و اگر مشکلی با یکی از شرکای تولیدی خود در خارج از کشور داشتید، تماس‌های تلفنی و بازدیدهای بی‌پایان از محل، می‌توانستند کل کسب‌وکارتان را عقب بیندازند.

خوشبختانه، سیستم‌های ERP جریان کاری را شفاف کرده‌اند. اکنون حتی وقتی در دفتر مرکزی نشسته‌اید نیز می‌توانید از طریق نرم‌افزار ERP خود، یکی از پایگاه‌های داده مشترک را باز کنید تا ببینید در آن لحظه چه اتفاقاتی دارد در کارخانه‌های تولیدیتان در خارج از کشور و مراکز توزیعتان در داخل کشور می‌افتد.

نرم افزار انبارداری یک از ماژول های ERP است که میتواند تمام داده های انبارداری را هماهنگ با سایر بخش ها مدیریت کند.

هوش تجاری و تجزیه‌ و تحلیل داده‌ها

برای اداره‌ی کسب‌وکارتان باید بر اساس داده‌های دقیق تصمیم بگیرید. راه‌حل‌های ERP با بهره‌گیری از ابزارهای هوش تجاری (BI)، روش‌هایی را برای جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و گزارش داده فراهم می‌آورند. حتی راه‌هایی برای تجزیه و تحلیل داده‌های لحظه‌ای هم وجود دارند. با استفاده از آن‌ها می‌توانید در فرآیندهای تولید خود، تغییرات فوری ایجاد کنید. هم‌چنین می‌توانید از داده‌های قبلی برای پیش‌بینی‌ درباره‌ی کسب‌وکارتان استفاده کنید.

یا داده‌هایتان را در گزارش‌های موردنظرتان بگنجانید و گزارش‌ها را در اختیار سهامداران مهم، شرکای تجاری یا اعضای گروهتان قرار دهید تا همه از شاخص‌های کلیدی عملکردی (KPI) مطلع شوند.

راه‌حل‌های برنامه‌ریزی

ابزارهای برنامه‌ریزی بخشی از راه‌حل‌های ERP هستند که به‌شدت قابل تنظیم هستند. می‌توانید شیفت‌های کاری کارکنان، زمانی تحویل موجودی یا زمان تعمیر و نگهداری کارخانه‌هایتان را برنامه‌ریزی کنید. سپس همه‌ی این برنامه‌ها را وارد یک تقویم هماهنگ کنید تا همه‌ی بخش‌ها و شرکای زنجیره‌ی تأمینتان با هم هماهنگ شوند.

همکاری بین‌بخشی

هرچه شرکتتان بخش‌های بیشتری داشته باشد، مدیریت رویه‌های ارتباط داخلی برای جلوگیری از اشتباه اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. اگر شرکتتان در سراسر جهان پراکنده باشد، باید بین همه‌ی افراد در مناطق زمانی و زبان‌های مختلف، ارتباط برقرار کنید. ارتباط نامناسب بین تأمین‌کننده مواد خام و مرکز توزیع می‌تواند منجر به خطاهای پرهزینه درمورد موجودی شود. ابزارهای ارتباطی ERP اسناد اسکن‌شده، فایل‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌های متنی و تماس‌های تلفنی ضبط‌شده را سازماندهی می‌کنند. حتی مسیرهای ارتباطاتی خصوصی و داخلی برای برقراری ارتباط فوری وجود دارند.

هم‌چنین می‌توانید از ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) برای برنامه‌ریزی تعاملات خارجی با مشتری، مانند پیگیری قیمت‌ها و ردیابی مشتریان بالقوه استفاده کنید.

مدیریت ریسک و امنیت داده

در عصر دیجیتال، بیش از هر زمان دیگری مهم است که از شرکتتان در برابر کلاهبرداری محافظت کنید. اگر کسب‌وکارتان به هر ترتیبی، فعالیت آنلاین دارد، می‌تواند در معرض خطر باشد. ابزارهای مدیریت لحظه‌ای ریسک، با انجام بازرسی‌های خودکار و بررسی کلاهبرداری، می‌توانند امنیت بیشتری برای شرکتتان فراهم آورند.

شرکتتان داده‌های حساس بسیاری را مدیریت می‌کند. استفاده از تنها یک سیستم ERP باعث می‌شود تمام اسناد و ارتباطات مهمتان در یک‌جا جمع شوند و از این طریق امنیت می‌آورد. هم‌چنین می‌توانید با نگه داشتن تمام اطلاعات خود در یک سیستم منسجم، مانع از تکثیر داده‌ها شوید.

راه‌حل‌های شخصی‌سازی‌شده

هر شرکتی باید متغیرهای منحصربه‌فردی را در عملیاتش لحاظ کند. آیا کسب‌وکارتان با شرکت‌های بین‌المللی کار می‌کند؟ آیا باید اسناد رسمی خاصی را مرتب به نهادهای دولتی ارائه دهید؟ آیا بخش بازاریابیتان مخاطبان رسانه‌های اجتماعی را هدف قرار داده است؟ خبر خوب: نرم‌افزارهای ERP با شاخص‌های سفارشی متناسب با نیازهای تجاری شما وجود دارند!

فناوری جدید در حال تغییر قابلیت‌های برنامه‌های ERP است. آخرین روندها شامل محاسبات هوش مصنوعی و راه‌حل‌های مبتنی بر اینترنت اشیا (IoT) هستند.