آنچه درباره رویدادهای ترکیبی نمی دانیم

نحوه برنامه ریزی جلسات ترکیبی یکی از مواردی است که برگزارکنندگان رویدادهای تخصصی همواره دغدغه اجرای صحیح آن را در ذهن دارند. ما از خانم فلیسیا آسیدو (Felicia Asiedu)، مدیر بازاریابی منطقه اروپای شرکت Cvent، درخواست کردیم در مورد نحوه برنامه ریزی جلسات ترکیبی اطلاعات تخصصی را در اختیار ما قرار دهد. وی در این گفته ضمن اشاره به مهمترین پارامترها نقاط قوت و ضعف برگزارکنندگان در این زمینه را نیز نام برد. با گسترش نیوز همراه باشید:

در برگزاری رویدادهای ترکیبی، برنامه ریزان رویداد اغلب سعی می کنند اجزای تشکیل دهنده یک رویداد حضوری را به یک قالب آنلاین برگردانند. آیا این روش صحیح است یا اینکه باید یک رویداد دیجیتال یا ترکیبی را از پایه به نحو متفاوتی برنامه ریزی کرد؟

آنچه واقعاً برنامه ریزان باید به یاد داشته باشند این است که رویدادها چه مجازی باشند چه ترکیبی یا حضوری، گزاره های ارزشی در خصوص آنها تغییری نمی کند. رویدادها همچنان باید سه عنصر اصلی را انتقال دهند: محتوا، ارتباط و تجربه؛ و معیاری که برای اندازه گیری موفقیت در بین این عناصر استفاده می شود، تعامل شرکت کنندگان است زیرا این تعامل در هر مرحله از چرخه زندگی رویداد - قبل، حین و بعد از رویداد جریان دارد.

با این وجود، برنامه ریزی و مدیریت یک رویداد ترکیبی بسیار فراتر از قرار دادن دوربین در گوشه اتاق نشست ها عمومی و پخش آن است - و در واقع، تمام جلسات حضوری با مخاطبان آنلاین هم خوانی ندارد. محتوای کوتاه و اجمالی در محیط مجازی بهترین عملکرد را دارد و سایر نکات فنی از پهنای باند قوی تا تولید با کیفیت و ویرایش باید در آن درنظر گرفته شود. محتوا مهم است، اما مسلماً برای یک رویداد مجازی از همه چیز مهمتر است زیرا چیزی است که باعث می شود شرکت کنندگان مجازی، حواسشان پرت نشود، به صفحه نمایش خیره شوند.

برگزار کنندگان می توانند برای ایجاد محتوای مناسب برای یک رویداد، از فن آوری جهت افزایش اطلاعات آماری استفاده کنند و تجربه ای به یاد ماندنی، شخصی و تأثیرگذار را برای حاضران فراهم کنند.

مهمترین ابزارها و یا فناوری هایی که من باید به عنوان برنامه ریز جلسات برای برگزاری رویدادهای ترکیبی بدانم کدامند؟

هر روز ابزارها و فن آوری های جدیدی ظاهر می شوند، به همین دلیل آموزش و یادگیری بهترین ابزارها هستند. شناخت عناصر سازنده رویدادهای مجازی و ترکیبی مهم است- چه چیزی کارآیی دارد و چه چیزی ندارد، یا اینکه چگونه ابزارهای طراحی می توانند در ترسیم فضای نمایشگاه به منظور تعیین گزینه های جانمایی مطلوب که دستورالعمل های ظرفیت فضای نمایشگاهی و جلسه مطمئن تر را رعایت می کنند، کمک کنند. ابتدا با درک روشهای رویدادهای مجازی و ترکیبی و مطابقت آن با اهداف رویداد خود، می توانید تعیین کنید به کدام ابزارها و فناوری برای به حداکثر رساندن اثربخشی رویدادهای خود نیاز دارید. به یاد داشته باشید که تنها نیستید، با ارائه دهندگان و تأمین کنندگان فناوری، و نیز محل های برگزاری تماس بگیرید تا ببینید آنها چگونه می توانند از رویدادی که می خواهید تولید کنید پشتیبانی کنند.

رویدادهای ترکیبی چطور باید طراحی شوند تا شرکت کنندگان  (آنلاین یا حضوری) بتوانند با یکدیگر تعامل داشته باشند؟

شرکت کنندگان حضوری از تجربه ی حس تعلق به جامعه به صورت دست اول برخوردار هستند. شبکه سازی، مکالمه های گرم و صمیمانه و برقراری ارتباط برای آنها بسیار ساده تر است. اما روش هایی وجود دارد که می تواند این حس تعلق به جامعه را با فناوری مناسب به مخاطب دیجیتال نیز منتقل کند. برنامه ریزان می توانند فرصت های شبکه سازی ای را فراهم کنند که به صورت واقعی در اتاق های آنلاین وجود دارد و دارای ویژگی های مختلفی است، نظیر نقش شرکت کننده، عنوان یا موضوع، یا تنظیم پرسش و پاسخ مستقیم و نظرسنجی در حین جلسه برای ایجاد تعامل بیشتر. علاوه بر این، از اپلیکیشنهای نمایشگاهی هم می توان برای ارتباط بین شرکت کنندگان بر اساس علایق مشترک (یا تطابق های تصادفی) استفاده کرد؛ همچنین گیمیفیکیشن می تواند از تعاملات بین بازدیدکنندگان و حامیان مالی پشتیبانی کند.

 چه عناصری می تواند شرکت کنندگان در یک رویداد را در فضای مجازی غافلگیر کند؟

چند مورد مهم در این رابطه به ذهنم می رسد. برای مثال می توانید شرکت کنندگان را به اسم صدا کنید و از آنها بخاطر حضور در نمایشگاه تشکر کنید. یا موارد خاصی را درباره آنها برجسته کنید (احتمالاً آن موارد خاص را می توانید از یک نظرسنجی قبل از رویداد جمع آوری کنید). مردم دوست دارند شناخته شوند!

همچنین برای شرکت کنندگانی که زود ثبت نام می کنند هدیه بفرستید. این هدیه می تواند یا به صورت کوپن الکترونیکی یا یک جعبه هدیه سفارشی سرگرم کننده باشد که نام تجاری و هدف رویداد ما را به همراه دارد.

سرگرمی ارائه دهید، چیزی غیر منتظره مانند استندآپ کمدی یا نظیر آن.

داشتن مسئول تشریفات ضروری است! مسئول تشریفات می تواند فضای خالی بین جلسات را با سر و صدای سرگرم کننده پر کند، جلسات استراحت را جذاب تر می کند و شرکت کنندگان احساس می کنند در جو حضوری قرار دارند.

به نظر شما رویدادهای مجازی ادامه دار خواهند بود یا بازگشت به دوران آنالوگ وجود دارد؟

رویدادهای مجازی قرار است ادامه داشته باشند! نهایتاً ترکیبی هوشمندانه از رویدادهای مجازی، ترکیبی و حضوری آینده ما را تشکیل خواهد. رویدادهای مجازی ای که دراند به جریان اصلی تبدیل می شوند آنچه را پایه ریزی می کنند که رجی اگروال (Reggie Aggarwal)، مدیرعامل و بنیانگذار شرکت ما، آن را عصر طلایی رویدادها خوانده است- دوره ای که رویدادها بیشتر برگزار می شوند، تأثیر بیشتری دارند و مخاطبان آنها بسیار گسترده تر از گذشته است. آینده درخشان تر از همیشه است زیرا برگزار کنندگان رویدادها اکنون ابزارها و روش های بیشتری برای جذب مشتریان و کارمندان خود دارند.

 بهترین رویداد مجازی که تاکنون شرکت کرده اید کدام بوده است؟

پاسخ به این سوال ممکن است جانب دارانه به نظر برسد، اما حقیقتاً Cvent CONNECT Europe برای من یک تجربه مجازی باورنکردنی بود. جذب بیش از ۸۰۰۰ متخصص نمایشگاهی و فعال صنعت مهمان نوازی اروپا جهت حضور در یک کنفرانس مجازی ۲ روزه-آن هم در دوره پاندمی- واقعاً بیانگر تمایل عمیق متخصصان برگزاری رویداد و نشست ها به گوش فرادادن به رهبران جهانی در مورد آینده، ارتباط و تعامل با همتایان خود، و یک رویداد مجازی دست اول به میزبانی یک ارائه دهنده پیشرو فناوری رویداد بوده است.

گرچه مطمئناً جایگزین تجربه حضوری نبود، اما یک رویداد دو روزه ی بسیار خاص بود که به ما کمک کرد تا با تعداد مخاطبان بیشتری از آنچه که فکرش را می کردیم ارتباط برقرار کنیم- و قدرت رویدادهای مجازی را به عنوان بخشی از یک برنامه نمایشگاهی کاملاً منظم تر به ما نشان داد.

تهیه و تنظیم: محسن خواجه محمدی